🌾 Bienvenue dans la Foire Aux Questions (FAQ) du Bureau de Julie

Vous trouverez ici toutes les réponses aux questions les plus courantes sur le fonctionnement de mes prestations, de l'accompagnement administratif en ligne ou en présentiel, à la gestion de vos documents, en passant par la tarification, les engagements ou les situations particulières.

Aucune question n'est taboue : mon objectif est de vous simplifier l'administratif, de répondre à vos doutes, et de vous aiguiller avec clarté et bienveillance. Utilisez la barre de recherche ou parcourez les menus thématiques pour trouver rapidement votre réponse.

Et si votre question ne figure pas encore ici, je vous invite à me la poser directement : je prends toujours le temps de vous répondre en toute transparence, et votre question contribuera peut-être à enrichir cette FAQ !

Et si je ne comprends rien à ce que vous me demandez ?

Aucun souci : je prends toujours le temps de réexpliquer avec des mots simples, autant de fois que nécessaire. Mon rôle est justement de vous simplifier l'administratif, pas de vous noyer dedans.

Et si je change d'avis en cours de route ?

Si vous êtes un particulier et que vous changez d'avis dans les 14 jours suivant la signature, vous disposez d'un droit de rétractation, sans justification (si la prestation a déjà débuté à votre demande expresse, seule la partie déjà réalisée reste due). Passé ce délai, ou pour un professionnel, c'est la résiliation classique qui s'applique, avec un préavis de 30 jours.

Pourquoi dois-je remplir un questionnaire avant même d'avoir un devis ?

Ce questionnaire me permet de cerner précisément vos besoins, les tâches que vous souhaitez déléguer, le volume estimé et les outils utilisés, pour vous proposer un devis réellement adapté à votre situation.

Que faites-vous des informations partagées dans le questionnaire ?

Elles sont traitées avec la même confidentialité que tout document transmis, et ne servent qu'à préparer votre proposition, dans le respect du RGPD.

Est-ce obligatoire de répondre à toutes les questions ?

La partie permettant de vous identifier (coordonnées nécessaires à l'établissement du devis et des factures) est obligatoire. Le reste est facultatif, mais fortement conseillé pour que la prestation réponde au mieux à vos besoins.

Quelles sont les étapes concrètes entre la complétion du questionnaire et le début de la prestation ?

Questionnaire complété → recontact sous 48h ouvrables si des points méritent d'être clarifiés → devis établi → signature (et acompte si applicable) → transmission sécurisée des accès → démarrage de la prestation.

La prestation commence-t-elle tout de suite après signature du devis ?

Dès réception du devis signé « bon pour accord » et, le cas échéant, du règlement de l'acompte, la mission démarre selon les dates convenues ensemble.

Le devis est-il vraiment gratuit, même si je ne donne pas suite ?

Oui, totalement gratuit et sans engagement. Il reste valable 30 jours.

Dois-je forcément payer un acompte ?

En dessous de 150 € HT/TTC, aucun acompte n'est demandé. Au-delà, un acompte de 30 % est demandé à la signature. Pour un abonnement, il ne concerne que le premier mois.

Comment savoir quelle formule choisir (à la carte, abonnement, pack) ?

Cela dépend du volume et de la régularité de votre besoin. On en discute ensemble lors du premier échange gratuit de 20 minutes, pour vous orienter vers la formule la plus adaptée.

Combien coûtent en moyenne vos prestations ?

Cela varie selon la formule choisie. Le plus simple est d'en discuter lors du premier échange gratuit, pour un devis sur-mesure.

Pourquoi facturez-vous un minimum d'une heure même pour une petite mission ?

Ce minimum couvre le temps de préparation, d'échange et de restitution, inhérent à toute mission, quelle que soit sa taille.

Y a-t-il d'autres frais possibles en plus du prix affiché au devis ?

Les frais annexes prévisibles (impression, frais postaux…) sont indiqués sur le devis. Pour un déplacement, le tarif est fixe et connu à l'avance selon la distance, ce n'est jamais une surprise après coup.

Quels moyens de paiement acceptez-vous ?

Virement bancaire (mode privilégié), chèque à l'ordre de Julie NIVOY, ou tout autre moyen convenu par écrit. La carte bancaire n'est pas acceptée.

Vais-je être recontacté(e) pour clarifier certains points ? Combien de temps après l'envoi du questionnaire ?

Oui, si nécessaire, sous 48h ouvrables maximum.

L'onboarding implique-t-il déjà un engagement contractuel ou financier ?

Non. Le questionnaire et l'échange préalable sont gratuits et sans engagement. Seul le devis signé (accompagné, le cas échéant, de l'acompte) constitue une commande ferme.

En quoi consiste l'offre Mois Découverte, et à qui s'adresse-t-elle ?

Elle propose un premier mois à 89 € HT sur la formule Essentiel administratif, réservée aux nouveaux clients professionnels, non cumulable avec la remise de fidélité, avec une garantie de remboursement intégral si vous n'en tirez aucun bénéfice concret.

L'offre Mois Découverte est-elle aussi accessible aux particuliers ?

Non, elle est réservée aux nouveaux clients professionnels.

Comment se passe la prise en main des accès (logiciels, mails, CRM, etc.) ?

Les accès sont transmis selon des modalités sécurisées : délégation d'accès native sur l'outil concerné, ou via un gestionnaire de mots de passe partagé entre vous et moi. Aucune transmission d'identifiants en clair par email ou messagerie n'est acceptée.

Intervenez-vous aussi en présentiel ? Si oui, où et à quel tarif ?

Mon mode de fonctionnement est numérique par défaut. Pour un particulier, une intervention en présentiel reste possible dans un rayon de 60 km autour de Saint-Rémy-sur-Avre, avec un tarif de déplacement progressif selon la distance (gratuit jusqu'à 30 km). Pour un professionnel, cela doit rester exceptionnel, la transmission numérique étant privilégiée.

Je suis hors de votre zone de déplacement (au-delà de 60 km), pouvez-vous quand même m’aider ?

Oui, mais à distance, partout en France.

Que se passe-t-il si je ne peux pas payer dans les délais ?

Pour un professionnel, des pénalités de retard s'appliquent de plein droit, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Pour un particulier, une mise en demeure par email est d'abord adressée ; des intérêts au taux légal peuvent s'appliquer passés 15 jours sans règlement.

Quels sont vos jours et horaires de disponibilité ?

9h10–11h50, 13h40–16h20, et 20h30–23h30, du lundi au vendredi.

Sous quel délai répondez-vous à mes messages pendant une mission en cours ?

48h ouvrables maximum, sauf charge de travail exceptionnelle. Les emails sont consultés chaque matin.

Puis-je faire le point avec vous en cours de mission ?

Oui, à tout moment, par téléphone : pas besoin de rendez-vous formel pour échanger sur l'avancement de votre dossier.

Si je n'utilise pas toutes mes heures un mois donné, sont-elles reportées ?

Exceptionnellement, un report est possible une fois, sur le mois suivant. Le volume d'heures est alors réévalué ensemble pour mieux coller à vos besoins réels ; ce report ne peut pas s'effectuer indéfiniment.

Puis-je modifier ultérieurement les tâches à déléguer ou le volume d'heures annoncé dans le questionnaire ?

Oui : le questionnaire reflète un point de départ. Toute évolution du périmètre par rapport à ce qui a été initialement convenu fait l'objet d'un devis complémentaire.

Que se passe-t-il si je dois reporter ou annuler la prestation ?

Pour une mission ponctuelle : gratuite au-delà de 5 jours ouvrables avant la date prévue, 25 % du montant facturé entre 2 et 5 jours, 50 % en dessous de 48 heures. Cette règle ne s'applique pas aux abonnements mensuels, qui suivent leurs propres conditions de résiliation.

Si je souhaite arrêter l'abonnement, y a-t-il un préavis ?

Oui, 30 jours. Un simple email suffit, inutile d'envoyer une lettre recommandée. Si vous bénéficiez de la remise de fidélité liée à un engagement de 3 mois et résiliez avant ce terme, la remise cesse de s'appliquer et les factures déjà émises sont régularisées au tarif standard.

Puis-je changer de formule en cours de route ?

Oui. Le mois déjà entamé reste dû dans son intégralité ; le changement de formule prend effet le mois suivant.

Puis-je suspendre temporairement mon abonnement (congés, baisse d'activité) ?

Il n'existe pas de procédure de suspension formelle : c'est un choix assumé pour garder un fonctionnement simple et flexible. Si vous avez besoin d'une pause, vous pouvez résilier à tout moment avec un préavis de 30 jours, puis reprendre librement quand vous le souhaitez, avec un nouveau devis. À noter : si vous bénéficiez d'un engagement de fidélité de 3 mois en cours, celui-ci ne se poursuit pas lors d'une reprise — un nouvel engagement repart de zéro si vous souhaitez en bénéficier à nouveau.

Que faites-vous de mes documents après la mission ?

Vos documents et livrables vous sont restitués selon les modalités prévues dans mes CGV, dans le respect strict de la confidentialité.

Puis-je demander la suppression ou la restitution de tous mes fichiers ?

Oui, conformément au RGPD, vous disposez à tout moment d'un droit d'accès, de rectification et de suppression de vos données. Il suffit de m'en faire la demande par email.

Pouvez-vous gérer mes démarches avec des administrations spécifiques (impôts, Sécurité sociale, etc.) ?

Pour les particuliers, oui, sous réserve que j'en aie légalement le droit selon votre situation (procuration, accès tiers…). Je vérifie systématiquement ce point avant d'intervenir. Les identifiants nécessaires sont conservés dans une base de données sécurisée.

Jusqu'où va votre intervention ? Faites-vous de la comptabilité, du conseil juridique ?

Non : la comptabilité relève de votre expert-comptable, et je ne suis pas formée au conseil juridique. Je peux en revanche vous accompagner sur des démarches simples (par exemple la rédaction d'un courrier à un bailleur dans le cadre d'un litige), tout en vous orientant vers les bons interlocuteurs si besoin (3939 - Allô Service Public, médiation de justice…).

Puis-je être accompagné(e) pour retrouver mes documents si je ne les ai pas tous ?

Oui, dans deux cas de figure : un accompagnement en présentiel pour du désencombrement administratif, ou une aide pour récupérer vos documents sur les sites des administrations concernées (moyennant le stockage sécurisé de vos identifiants).

Est-ce possible de faire intervenir un proche dans la gestion de mon dossier ? Comment cela se passe ?

J'applique un principe de confidentialité stricte, dans la continuité de la rigueur apprise durant ma pratique infirmière. Si vous souhaitez partager vos informations avec un proche, c'est votre droit, mais je ne communique pas l'avancement de votre dossier directement à un tiers. Exception : un représentant légal (tuteur, curateur) peut me solliciter directement, puisqu'il agit au nom de la personne qu'il représente.

Je ne peux pas numériser mes documents, comment dois-je procéder ?

Si vous êtes un particulier, une intervention en présentiel reste possible dans la limite de 60 km, moyennant les frais de déplacement indiqués dans la grille tarifaire. Si vous êtes un professionnel, cela doit rester exceptionnel et reste limité à cette même zone de 60 km : au-delà, la numérisation préalable est une condition impérative.

Vos services sont-ils adaptés aux personnes peu à l'aise avec le numérique ?

Oui : c'est justement pour cette raison que le présentiel reste une option normale pour les particuliers, et non une simple exception.

Mes données sont-elles vraiment confidentielles et sécurisées ?

Oui : la confidentialité est une obligation contractuelle qui perdure même après la fin de notre collaboration, et le traitement de vos données respecte le RGPD.

Que faire en cas de désaccord ou de problème non résolu ?

Nous cherchons d'abord une solution amiable. À défaut, les particuliers peuvent recourir gratuitement au médiateur de la consommation (Médiation Consommation Développement). Pour les professionnels, le litige relève des tribunaux français compétents.

Pourquoi avoir choisi ce métier après une carrière d'infirmière ?

Après 8 ans d'expérience en tant qu'infirmière, un bilan de compétences m'a orientée vers l'assistance administrative, une transition qui me permet de garder la dimension d'aide qui me tenait à cœur, tout en exerçant un métier qui a du sens pour moi.

Disposez-vous d'une assurance responsabilité civile professionnelle ?

Oui, je suis couverte par une assurance responsabilité civile professionnelle (exploitation et après livraison), avec des plafonds allant jusqu'à plusieurs millions d'euros selon la nature du dommage. Détails disponibles sur demande.

Avez-vous des avis ou témoignages de clients ?

Oui, consultables sur la page d'accueil du site, ainsi que sur la fiche Google Business Profile de l'établissement.

Comment vous contacter ?

Si votre question n'a pas trouvé réponse ici, contactez-moi sans hésiter : chaque situation est unique, je prends toujours le temps de vous répondre en toute transparence.

Ma question peut-elle enrichir cette FAQ ?

Cette FAQ s'enrichit au fil des questions posées par mes clients : n'hésitez pas à me soumettre la vôtre, elle y trouvera peut-être sa place.

Où trouver les conditions détaillées ?

Cette FAQ synthétise les points essentiels. Les conditions détaillées sont précisées dans les CGV, jointes à chaque devis ou disponibles sur simple demande.

Pour approfondir vos droits et démarches administratives

Service Public – Le site officiel de l'administration française CNIL – Comprendre et exercer ses droits sur la protection des données personnelles Médiation Consommation Développement – Le médiateur compétent pour Le Bureau de Julie Plateforme européenne de règlement des litiges en ligne (ODR)

Pour vérifier les informations d'entreprises ou professionnels

Infogreffe – Informations légales sur les entreprises

Pour réaliser vos démarches spécifiques en ligne

Impôts – Portail officiel Ameli – Assurance maladie CAF – Aides sociales Assurance retraite

Prestations du Bureau de Julie

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